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Business Agility in BFT: la gestione del portafoglio progetti R&D
INTRODUZIONE
Come una società di sviluppo di prodotti hardware ha introdotto la Business Agility nella gestione del suo Portafoglio Progetti R&D.
Bft S.p.A. è un’azienda italiana specializzata nella produzione di sistemi di automazione per cancelli, porte automatiche, barriere e altri dispositivi hardware per la sicurezza degli accessi. La sua attività si sviluppa in due unità principali focalizzate sull’automazione degli accessi sia per soluzioni residenziali e industriali che commerciali e urbane.
Con 500 dipendenti in Italia ha un fatturato di 3.2 M€ e fa parte del gruppo multinazionale francese SOMFY con un fatturato di 1.6 B€.
SFIDE INIZIALI
Nel 2015, l’azienda ha iniziato a sperimentare i limiti all’utilizzo dei diagrammi di Gantt e dei fogli Excel per scopi di gestione dei progetti.
Sebbene gli strumenti esistenti consentissero loro di pianificare una tabella di marcia dei progetti, mancava un collegamento efficace con l’esecuzione di tali progetti e i team di ingegneria.
Mentre il portafoglio progetti di Bft continuava a crescere, emergeva nettamente un’altra sfida che doveva essere affrontata: la complessità nella gestione delle dipendenze. La mancanza di trasparenza e di connessione tra il Portfolio e il livello delle attività operative ha portato ad avere una limitata comprensione delle numerose relazioni di progetto tra i team che era causa di varie disfunzioni organizzative.
la sfida e la soluzione
Primi passi nel percorso per la Business Agility.
L’obiettivo principale di Bft è stato quello di responsabilizzare i team e farli lavorare in modo efficace ed efficiente. Ecco perché hanno iniziato a introdurre alcune pratiche Lean/Agili come la gestione visiva, i team multifunzionali, la pianificazione decentralizzata, il miglioramento continuo, ecc.
Introduzione delle Board Fisiche e delle prime pratiche Lean/Agili
Per rendere questo possibile, Bft ha iniziato a implementare board fisiche con “post-it” per rappresentare le attività di sviluppo del prodotto. Dopo aver seguito un percorso di formazione Lean/Agile standard, è stata messa a punto una Project Room ricoperta di Project Board, che consentivano di visualizzare le attività su foglietti adesivi a beneficio dei team interfunzionali di ogni progetto. È stata inoltre creata una Board del Portfolio di Progetti per rappresentare il flusso di lavoro specifico.
Limitazioni delle Board Fisiche e necessità di scalare in modo Agile
Dopo questa implementazione di board fisiche, gli ingegneri hanno “sbloccato” la visibilità dei loro carichi di lavoro. Ma questo non era abbastanza e Bft si accorge presto dei limiti del nuovo approccio.
Innanzitutto, mancava ancora il collegamento tra le operazioni quotidiane, il livello dirigenziale intermedio e il portafoglio progetti. Nella board fisica del Portfolio Progetti mancavano molti dettagli essenziali come, ad esempio, una chiara gerarchia di lavoro.
Accelerare l’adozione della Business Agility con Kanbanize
L’attività di affiancamento di O-NAMI inizia in questo momento, siamo ormai nel 2019, con la proposta di evolvere l’attuale sistema di gestione con nuove pratiche agili e modellandolo sul software Kanbanize. L’obiettivo viene raggiunto attraverso un percorso di evoluzione organizzativa che ha visto dosare opportunamente momenti di formazione, di coaching, di mentoring e di supporto tecnico sul software.
Visualizzazione del Portfolio Progetti sulle Management Board
Partendo dal livello del portafoglio R&D, Bft ha implementato varie Management Board di Kanbanize per visualizzare la propria rete di progetti di sviluppo prodotto.
L’idea principale qui è che ogni progetto del portfolio sia suddiviso in deliverables per i diversi “stati/fasi” (Valutazione, Fattibilità, Studio e Realizzazione) nel processo. standard stage-gate. Ciò avviene attraverso la funzionalità di collegamento genitore-figlio in Kanbanize che forma una connessione tra tutti i flussi di lavoro relativi al progetto.
Collegamento dei progetti alle operazioni di ingegneria
Il grande potere delle Management Board in Kanbanize risiede nel poter connettere un progetto (o portafolio di progetti) con la sua effettiva esecuzione tra i team. Utilizzando la funzionalità “Linked Workflow” di Kanbanize, il gruppo di ricerca e sviluppo dell’azienda ha collegato i propri team di ingegneri alla Management Board centrale.
Principali benefici ottenuti:
“Kanbanize è stato preferito dai team alle altre soluzioni più tradizionali. Essenziale per il buon esito il supporto fornito dal Partner O-NAMI.” ing. Fabio Billo, CEO BFT
- Piena trasparenza su ogni progetto e sull’intero Portfolio: le Kanban Board riflettono esattamente tutto ciò che viene svolto in uno stato di continuamente aggiornato.
- Gestione delle Dipendenze: sono emerse dipendenze complesse tra progetti, team e partner o fornitori esterni che possono essere più facilmente gestite e mitigate.
- Processi di ingegneria maggiormente standardizzati e creazione di un flusso di progetto end-to-end.
- Miglioramento della comunicazione sia all’interno che tra il livello operativo e quello manageriale, grazie all’eliminazione di numerose ambiguità.
- Miglioramento del morale del team e riduzione dello stress organizzativo.
