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Alfa-Ermes, una soluzione flessibile per automatizzare l’intero processo di spedizione
Obiettivo di progetto
Risultato
Soluzione Integrata con il gestionale Oracle JDE E1 utilizzato dal cliente, da dove raccoglie i dati automaticamente, alleggerendo il carico di lavoro sia dell’utente che del magazziniere, migliorando le operazioni quotidiane e l’efficienza generale.
LA SFIDA E LA SOLUZIONE
LA SFIDA
Per un’azienda che deve gestire un gran numero di spedizioni, diventa fondamentale sia ottenere un vantaggio competitivo sia garantire un alto livello di servizio ai propri clienti per poter governare il rapporto con i corrieri. Infatti, l’intero processo di gestione delle spedizioni richiede molto tempo, richiedendo all’operatore di compilare manualmente molti dati, un’attività che, grazie alla moderna tecnologia, può essere automatizzata.
Nomination, nota azienda italiana di gioielleria, deve gestire una media di 9.000 spedizioni al mese, con punte fino a 19.000 nei mesi più trafficati, suddivisi tra B2B e B2C. A complicare ulteriormente la gestione del processo di evasione dell’ordine è il fatto che per Nomination, ogni ordine corrisponde a due spedizioni, una effettuata dal prodotto reale e l’altra dal materiale pubblicitario che accompagna il gioiello come, ad esempio, la scatola che lo racchiude.
L’obiettivo era quello di riuscire a ‘sfoltire’ le procedure aziendali eliminando le operazioni burocratiche legate alla gestione del ritiro e della verifica dei pacchi da parte dei vari spedizionieri, permettendo così agli operatori di dedicare più tempo ad altre attività a più alto valore aggiunto.
Nomination, che nel corso della sua attività è riuscita a legare il classico al moderno, coniugando la tradizione orafa fiorentina con l’evoluzione tecnologica, dando vita ad abbinamenti originali che esprimono in modo giovane e di tendenza il design, l’innovazione e la qualità del Made in Italy, si è quindi concentrata su un altro binomio che funziona: quello tra Alfa Sistemi e la stessa Nomination. Un legame che dura da quasi 10 anni e che va ben oltre quello di cliente-fornitore.
Nasce Ermes – nome ispirato al messaggero degli dei dell’Olimpo noto per essere veloce come il vento – una soluzione flessibile che automatizza l’intero processo di spedizione semplificando e velocizzando la gestione degli ordini con qualsiasi corriere. L’obiettivo di fornire al cliente una soluzione semplice e di facile utilizzo è stato in gran parte raggiunto grazie all’impegno e al lavoro degli sviluppatori IT, che hanno dovuto gestire tutte le funzionalità tipiche e particolari del sistema informativo dello spedizioniere mediante apposite automazioni, senza trascurare le particolarità del business del cliente. Il lavoro di squadra tra i team Alfa Sistemi e Nomination è iniziato a febbraio con un’attenta raccolta di requisiti e specifiche che ha portato, in breve tempo, alla presentazione della soluzione che è piaciuta ed è stata poi implementata andando in diretta già a giugno. Nomination è stata soddisfatta fin dal primo utilizzo, apprezzando da subito la velocità con cui è stata in grado di gestire le spedizioni, migliorando così il servizio offerto ai propri clienti finali.
La soluzione è integrata con il gestionale Oracle JDE E1 utilizzato dal cliente, da dove raccoglie i dati automaticamente, alleggerendo il carico di lavoro sia dell’utente che del magazziniere, migliorando le operazioni quotidiane e l’efficienza generale. In questo modo, non è necessario reinserire tutti i dati ogni volta, ma Ermes automatizza il processo dando all’operatore solo il compito di selezionare alcuni comandi (dove inviare la merce, cosa inviare e con quale metodo), riducendo così la possibilità di errore e il tempo necessario per completare l’operazione. I rapporti con i corrieri sono così notevolmente semplificati grazie all’eliminazione delle parti burocratiche di compilazione e controllo dei pacchi di spedizione. È inoltre possibile integrare la stampa delle etichette, facilitando così la completa tracciabilità dell’intero ciclo dell’ordine.
Le caratteristiche della soluzione sono quindi:
Nativamente integrato con Oracle JD Edwards E1, ma utilizzabile anche in modalità stand-alone.
Interfaccia semplice e intuitiva con poche maschere che non richiede alcuna formazione specifica per il suo corretto utilizzo.
Attualmente sono elencati 4 principali corrieri (Bartolini, UPS, DHL e GLS) ma è possibile aggiungere qualsiasi altro spedizioniere.
Flessibilità che permette di modellare e personalizzare l’utensile in base alle specifiche esigenze del cliente.
Comandi automatizzati per semplificare e velocizzare la gestione delle spedizioni (tipologia merce, destinazione, modalità).
Possibilità di stampare etichette in modo autonomo e automatico.
Paperless, la gestione automatizzata dell’intero processo permette di ridurre notevolmente l’utilizzo della carta, con evidenti benefici sia per l’ambiente che per il denaro.
“Abbiamo raggiunto l’obiettivo, siamo riusciti a migliorare significativamente l’efficienza aziendale riducendo sia i tempi di elaborazione dei dati che i tassi di errore umano. Il progetto è stato curato nei minimi dettagli e siamo stati supportati in ogni fase, riducendo al minimo i tempi di fermo azienda. Consiglierei l’implementazione di Ermes perché dà agli utenti più autonomia e consente loro di concentrarsi maggiormente sull’ottimizzazione dei processi che sulle attività di backend”
